Valet att lägga ut lönefunktionen är högst strategiskt och bör göras med ett långsiktigt tänk snarare än som ett “snabbt” beslut. Det finns en rad fallgropar att ramla ner i när det gäller att hitta en bra outsourcingpartner och lösning. Här ger vi några tips för hur du framgångsrikt överlåter löneadministration till en outsourcingpartner.
1. Ha klart för dig varför ni väljer att outsourca
Den första frågan man bör ställa sig är - varför vill vi överlåta löneavdelningen? Försök att inte bara tänka utifrån ett kostnadsperspektiv. Handlade det kanske om att öka kompetensen, minska sårbarheten, effektivisera, få tillgång till moderna IT-system eller högre flexibilitet? Utifrån era viktigaste kriterier sätt ett nuläge och ett önskeläge/mål och lista de områden som ni ser borde återbetala sig genom er outsourcing.
2. Inkludera rätt personer
Det är ganska vanligt att den som ska ta beslut om outsourcing inte har tillräcklig information om hur företagets lönehantering verkligen fungerar. Det beror ofta på att den som handlar upp tjänsten inte har praktisk erfarenhet av lön, eller inte involverar de som sköter detta i tillräcklig utsträckning. Resultatet blir att det dyker upp behov senare i processen som kanske krävt en annan lösning både tekniskt och kompetensmässigt. Så tipset är att ha rätt personer med i upphandling och projekt från början.
3. Ha tillräckligt med tid
Många företag beslutar sig för att outsourca först när löneadministratören sagt upp sig. Tiden för att handla upp en outsourcingtjänst blir därmed alltför knapp. I dessa lägen kan det vara bra att hitta en partner som kan hjälpa till med en övergångslösning under den tid som upphandlingen pågår. Då får ni tid att hitta den lösning som passar just ert företag bäst. Övergångslösningen kan förvandla denna vanliga fallgrop till ett riktigt bra samarbete när den nya leverantören tillsammans med kunden får möjlighet att sätta sig in i hur verksamheten fungerar och ta över del för del.
4. Tillåt organisationen att “tänka om”
När man väljer att lägga ut lönefunktionen ska organisationen tänka om. Från att göra hela eller delar i egen regi, till att bli kravställare och samarbeta med nya personer och i en del fall efter nya processer och i nya it-system. En vanlig fallgrop är att man avsätter alldeles för lite tid till denna omställning. Uppstarten är en oerhört viktig tid där både kund och leverantör bör investera tid i möten och workshops. En förväntan när man överlåter lönehanteringen är ju oftast också att administrationen ska bli bättre och effektivare än idag. Då behöver kund och leverantör tillsammans noga gå igenom nuvarande processer för att se vad som kan förändras och förbättras i och med det nya samarbetet.
5. Ställ krav på din outsourcingpartner!
Sist men inte minst, ställ krav på din outsourcingpartner! De har gjort liknande projekt många fler gånger än vad ni själv har gjort. Är de professionella har de standardiserat sina uppstarter och kan presentera en tydlig plan över alla steg från start till mål.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
