Hanteringen av bilar i tjänsten har blivit alltmer komplex. Som arbetsgivare behöver du hålla koll på en rad olika regelverk, oavsett om du erbjuder förmånsbilar eller om anställda använder sina privata bilar i tjänsten. Den gröna omställningen och den ökande andelen elbilar gör det ännu viktigare att ha en tydlig och rättvis policy som är enkel att hantera i praktiken. Nedan går vi igenom några viktiga aspekter du bör känna till för att undvika vanliga fallgropar.
1. Beskattning av bilförmån – tänk på tidpunkten
Bilförmån beskattas den månad då bilen nyttjas. Om en anställd exempelvis får en ny förmånsbil den 25:e april, ska hela förmånsvärdet beskattas redan i april. För att undvika administrativa kostnader vid korrigeringar kan det vara bra att ha en intern policy om att bilbyten endast sker vid en viss tidpunkt i månaden.
2. Olika beskattningsregler för drivmedelsförmån och andra avgifter
Drivmedelsförmån ska beskattas månaden efter att förmånen har nyttjats, alltså beskattas drivmedel för april på lönen i maj.
Trängselskatt samt väg-, bro- och färjeavgifter beskattas två månader efter att de uppkommit. Alltså beskattas avgifter för april först på lönen i juni.
I och med de olika beskattningsreglerna blir det viktigt att ni har bra rutiner på plats för att sammanställa data till beskattning i rätt period och leverera den till löneavdelningen i tid.
3. Drivmedelsförmån eller milersättning – vad är bäst?
Hanteringen av laddnings- och drivmedelskostnader för el- och hybridbilar är mer komplex än tidigare. Tidigare hanterades ofta drivmedel genom fakturor som mottogs direkt av företaget, medan drivmedelskostnaderna idag består av olika komponenter som dels betalas av arbetsgivaren, dels av den anställde själv. Laddning av elbilar kan ske både hemma, på arbetsplatsen och vid stationer (i kombination med tankning av bränsle för hybridbilar).
På grund av detta blir hantering av drivmedelsförmån väldigt komplex och det krävs kompetens om vilka av dessa olika komponenter ska tas med i beräkning.
För att förenkla hanteringen kan det vara en god idé att använda sig av milersättning vid tjänstekörning istället. Då står den anställde för alla kostnader och får en schablonersättning på:
- 25 kr per mil vid privat elbil
- 9,50 kr per mil för förmånsbil med eldrift
- 12 kr per mil för förmånsbil med fossildrift inklusive hybridbilar
Läs mer om hantering av bilförmåner i vår tidigare artikel: Hantering av bil som förmån och hur ni undviker vanliga misstag.
4. Laddning hemma – hur ska det hanteras?
Laddning av tjänstebil i hemmet är inte underlag för beräkning av drivmedelsförmån och ska hanteras separat. Endast laddning vid offentliga stationer, arbetsplatsen eller drivmedel som faktureras direkt till företaget ingår i beräkningen av drivmedelsförmånen.
Om arbetsgivaren vill ersätta anställda för laddning hemma ska det hanteras som ett bruttotillägg på lönen. Det finns inga specifika regelverk kring beräkningen, utan det är upp till arbetsgivaren och den anställde att komma överens om en ersättningsnivå. En möjlig lösning är att använda sig av ett fast månadsbelopp för att minska administrationen.
5. Tillfällig skattefri laddning på arbetsplatsen
Tänk på att det finns en tillfällig skattefrihet för laddning vid arbetsplatsen som gäller fram till juni 2026. Läs mer om detta i vår tidigare artikel: Skattefri elladdning av bilar vid arbetsplatsen.
Ta hjälp av experter för korrekt hantering
Regelverken kring förmånsbilar och elbilsladdning kan vara svåra att navigera, och felaktig hantering kan leda till onödiga kostnader och administrativt krångel. Våra experter kan hjälpa er att skapa en tydlig och hållbar policy för bilförmåner och laddningsersättningar. Kontakta oss idag för rådgivning!
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
