Digitaliseringen ute på företagen går i snabb takt – och allt fler verksamheter hoppar på digitaliseringsvågen för att effektivisera och automatisera sina processer. Det finns dock en funktion som ledningen ofta glömmer bort: löneavdelningen.
Den utgör ofta en mindre funktion i verksamheten om man ser till antalet anställda som jobbar med löneadministration. Även om det kanske är en relativt liten funktion, så kan det finnas mycket att vinna på att optimera löneavdelningen – bättra dataflöden, effektivare arbetsmetoder och högre kvalitet till exempel och inte minst all tid och alla resurser som skulle kunna användas till annat.
Många verksamheter utesluter dock paradoxalt nog ofta löneadministrationen från sina effektiviseringsplaner. Men vilka ursäkter finns det egentligen för att strunta i att optimera löneavdelningen? Och vad ska till för att övervinna dessa ursäkter? Det ska vi ge ett par exempel på här och även i vår kostnadsfria guide ”Fem sätt att modernisera lönefunktionen” – ladda ned den här!
Ursäkt 1: Vad händer om lönerna blir fel?
Det största hindret för att optimera lönefunktionen är rädslan för att något ska bli fel. För tänk om de anställda fick fel lön utbetald – eller till och med ingen alls!
Det är förståeligt att man kan vara rädd för att lägga om rutinerna på ett område där ett enda litet fel kan få stor betydelse. Men med några bra kontrollåtgärder för den slutliga lönekörningen är risken för fel mycket liten. Och har man inga sådana kontrollåtgärder så är just detta en bra början för att inleda en optimeringsprocess.
Det säger Senior Manager Charlotte M. Petersen som är övergripande chef för mer än 100 löneexperter som varje dag bistår verksamheter med löneadministration. Risken för fel kan minimeras om man tar professionell hjälp utifrån. Ett extra par objektiva och tränade ögon kan säkerställa att man inte missar några viktiga detaljer i arbetsprocesser eller data.
Ursäkt 2: Ja, men det fungerar ju så bra
De anställda får sin lön i tid och det uppstår inga fel. Dessutom utgör löneadministrationen en så liten del av verksamheten att de vinster man kan göra vid en effektivisering är små.
Varför skulle man bry sig om att ändra på processerna för det?
Det är lätt att smita undan med argumentet att man bara ska fortsätta göra som man brukar när det nu funkar bra. Men ta bara följande exempel: På en fullt optimerad löneavdelning har en heltidsanställd löneadministratör kapacitet att hantera mellan 800 och 1000 löneutbetalningar i månaden. Om ni inte ligger någonstans runt denna siffra kan det löna sig att kika närmare på lönefunktionen.
Gamla rutiner är inte alltid av godo
Det är vanligt att de anställda på en löneavdelning jobbar kvar i sin funktion i åratal, vilket både kan vara till fördel och nackdel för verksamheten. Det är självklart en fördel för verksamheten att de anställda är specialiserade och har god förståelse för verksamheten och dess administrativa rutiner och behov. Men samtidigt kan de ingående kunskaperna om verksamheten vara en nackdel, eftersom de som arbetar med lönerna kanske fastnat i en del ineffektiva rutiner som de själva inte är medvetna om.
Om man exempelvis ber en lönehandläggare beskriva sitt arbete i detalj, vad de gör och varför, är det många som upptäcker att de gör en del saker bara av gammal vana och inte för att det är det smartaste sättet att arbeta på.
Ursäkt 3: Det skapar oro bland medarbetarna
Om man börjar ändra om i rutiner och arbetsmetoder i löneadministrationen går det inte att undvika att det uppstår oro bland medarbetarna, både på löneavdelningen och i resten av verksamheten, där avdelningscheferna nu ska förhålla sig till ett nytt sätt att rapportera lönerna på.
Varför ska man plötsligt ändra på ordningen? Innebär det att löneavdelningen inte gör ett tillräckligt bra arbete? Är det någon som blir överflödig och kommer att avskedas när arbetet optimeras?
Bra kommunikation och dialog är nyckelord i en optimeringsprocess. Man ska vara öppen med hela processen och involvera de anställda så mycket som det överhuvud taget är möjligt. De ska känna sig trygga med att optimeringsprocessen görs för deras egen skull och att den sker i dialog och med ömsesidig respekt.
Ursäkt 4: Det gäller ju endast löneavdelningen
Er lönefunktion har med största sannolikhet full koll på sina uppgifter, men har ledningen också det? Vet ni vad som egentligen händer på löneavdelningen? Och är ni medvetna om hur stort inflytande andra avdelningar har på löneadministratörernas arbete?
Om du blir medveten om hur många yttre faktorer som inverkar på lönehanteringen finns det också mycket utanför själva löneavdelningen som man kan göra för att underlätta lönearbetet.
Ömsesidigt beroende
Det är inte många som sätter sig in i löneavdelningens arbete så länge det inte görs några fel eller sker stora förändringar i verksamheten. Men det är faktiskt många uppgifter på en löneavdelning som är mycket beroende av den input som kommer från resten av verksamheten, och av den output som ska vidare ut i organisationen.
Till exempel skulle många löneadministratörer bli glada över att få en enda Excelfil med en sammanställning av alla tidrapporter från varje avdelning istället för 30 tidrapporter. Och det skulle garanterat också vara mycket uppskattat om man kunde få en enda väl sammanställd ledningsrapport istället för fem olika, som inte alla används. I stort sett alla verksamheter, oavsett storlek, använder idag ett webbaserat lönesystem. Men bara för att systemet ligger online och är uppdaterat betyder det inte att det är optimalt.
Lönesystemets möjligheter
Många lönesystem innehåller en lång rad funktioner som kan göra livet lättare för lönepersonalen. Ofta är det dock få som har full koll på alla smarta funktioner. Exempelvis kan man kanske sätta upp lönesystemet så att det kommunicerar med tidrapporteringssystemet, så att det två systemen automatiskt rapporterar till varandra. Ett annat exempel är kvalitetskontrollen som i många verksamheter ofta görs genom att man manuellt går igenom alla utbetalningar. Många lönesystem kan emellertid skapa listor över avvikelser så att arbetet effektiviseras märkbart.
Utmaningen här är att många löneavdelningar är små med ganska få medarbetare och de är inte IT-specialister. Det kan självklart skapa oro då det bara behövs några få felaktiga klick för att det ska uppstå allvarliga fel i löneutbetalningarna eller löneberäkningarna. Liksom att man inte kan dra nytta av funktioner och möjligheter som man inte känner till.
Ursäkt 5: Vi har inte tid
På en upptagen löneavdelning finns det sällan tid till att reflektera över om uppgifterna kanske skulle kunna utföras på annat sätt eller mera effektivt. För kollegorna ska ju ha sin lön utbetald i tid!
Det är lätt hänt att man blir uppslukad av det dagliga arbetet när det är mycket att göra. Därför ska en optimeringsprocess prioriteras – även från ledningens sida. Besparingar, högre kvalitet och samkörning av datasystem är bara några av de fördelar som enkelt kan vinnas. Så det är bara att sätta igång!
Om man tar sig tid och prioriterar det förändringsarbete som behövs för att optimera lönefunktionen vinner man tid i andra änden, när medarbetarna använder färre timmar till uppgifterna. Och vem vet, kanske sitter din löneadministratör i hemlighet och längtar efter att få byta ut några av sina rutinmässiga uppgifter mot mera utvecklingsinriktade?
Om lönepersonalen inte är tillräckligt motiverade till optimeringsprojektet eller om det är svårt att frigöra tillräckligt med tid, kan det vara en bra idé att ta hjälp utifrån. Med utgångspunkt från hur ni gör saker och ting idag kan en löneexpert på kort tid bilda sig en uppfattning om vilken förbättringspotential för lönefunktionen som finns. Det kan vara konkreta förslag till ändringar i arbetsmetoderna eller idéer till uppdateringar av existerande lönesystem.
Inga fler undanflykter!
Det finns inga bra ursäkter för att inte optimera löneadministrationen. Tvärtom kan det finnas mycket att vinna på att effektivisera lönefunktionen, såsom högre kvalitet, färre fel och sist men inte minst besparingar och en stärkt konkurrenskraft.
Ladda ner vår guide och lär dig mer
För att sätta igång moderniseringsarbetet rekommenderar vi att ni tar kontakt med oss få hjälp med er löneadministration, tar del av vårt lönefunktionstest och vår kostnadsfria guide Fem sätt att modernisera lönefunktionen som ger ingående tips och råd för hur ni på bästa sätt tar tillvara på och stärker er löneadministration.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Ta del av våra artiklar inom ekonomi, lön & HR och få värdefulla insikter och tips. Fyll i formuläret nedan för att prenumerera.
