Elektroniska fakturor är inget nytt. Inte heller de uppenbara fördelarna, som att man sparar papper och miljöpåverkan i form av posttransporter. Men det finns ytterligare fördelar som egentligen är den stora anledningen till att börja skicka och ta emot elektroniska fakturor, som jag tänkte gå igenom här. Dessutom är det från 1 april 2019 lagkrav att skicka e-faktura till offentligt sektor.
Till att börja med, vad är egentligen en elektronisk faktura? I stora drag är en elektroniskt faktura, även kallad e-faktura, en fil med information som fakturanummer, belopp, förfallodatum med mera. Informationen ges vanligtvis på fakturanivå vilket innebär att det finns mycket information som du kan ha väldig nytta av – vilken typ av nytta kommer jag snart att gå in närmare på.
Standardformat och fakturaväxel
Det finns flera olika standardformat men i Sverige är Svefaktura det vanligaste formatet, samt att man är kund hos en så kallad fakturaväxel. En fakturaväxel är ett företag som förmedlar fakturorna mellan kunder och leverantörer. Om du som mottagare exempelvis inte kan ta emot en Svefaktura konverterar fakturaväxeln fakturan till det format du vill ha.
Att skicka en e-faktura går väldigt snabbt och mottagaren kan få fakturan inom någon minut efter att den har skickats, vilket man inte kan säga om en faktura som skickas via vanlig post.
Mindre risk för feltolkningar
En av de många fördelarna med e-faktura är att informationen som skickas i e-fakturan är exakt den information som sedan läses in i mottagarens fakturahanteringssystem. Då finns det inte någon risk för feltolkning av suddiga fakturabilder eller felaktigt inknappade fakturabelopp, vilket kan hända när du skannar fakturor eller registrerar fakturor manuellt. När du tar emot fakturor elektroniskt behöver du inte heller arkivera fakturan i pappersformat. Reglerna säger att fakturan ska sparas i det format som du har mottagit den i.
Tidsaspekten
Hur många dagar efter fakturadatum får du dina leverantörsfakturor? De flesta fakturorna har troligtvis redan en vecka på nacken när de kommer fram till ert fakturahanteringssystem. Hur kan det ens vara möjligt? De flesta större leverantörerna arbetar med print-partners som skriver ut fakturorna och genom att skicka dem med B-post kan priset hållas nere.
När fakturan kommer fram till mottagaren ska all post öppnas, fakturorna prepareras, skannas, tolkas och valideras och sedan skickas in i fakturahanteringssystemet. Egentligen är det fantastiskt att det går så snabbt som en vecka, men med 10 dagars betalningsvillkor kan det bli svårare att hinna betala fakturan i tid. Personligen anser jag att det skulle behövas 14 dagar för att hantera och betala en faktura i ett fakturahanteringssystem. Får man fakturan elektroniskt har man helt plötsligt ytterligare en vecka på sig att hantera fakturan.
Dessutom – fakturor som ligger någonstans på postkontoret kommer inte med i likviditetsrapporten över kommande betalningar. Att få in fakturorna snabbt gör det enklare att hålla koll på likviditeten i företaget.
Underlättar automatisering både för kund och leverantör
När du skickar elektroniska kundfakturor inser du snabbt hur smidigt det är. Fakturorna behöver inte vikas och stoppas i kuvert och du riskerar inte några skärsår på tungan vid kuverteringen. Vill företaget uppnå en helt automatiserad process från det att fakturan skapas tills dess att den tas emot måste man även se till att fakturan innehåller referens, alltså vem som ska ta emot fakturan.
När det kommer till själva mottagandet av fakturor har, i alla fall de flesta leverantörsfakturasystem på marknaden, funktioner för att automatisera konteringar och distribuera fakturor baserat på referenser. Medan skanningen är mer trubbig, och enbart brukar fånga kostnadsställen som referenser, kan man med en elektronisk faktura bestämma att nästan vad som helst ska vara referens. Istället för att behöva meddela leverantörerna vilka kostnadsställen de ska använda kan man använda leverantörernas egna referenser. Det kan exempelvis vara registreringsnummer, telefonnummer eller anläggningsadress.
Sedan kopplar man rätt kontering till fakturan innan den skickas ut för godkännande. Det är också möjligt att automatisera godkännandet om beloppet är känt och rimligt. Helt plötsligt har man en helt automatiserad faktura som inget behöver hantera alls.
Samlar in värdefull information
En skannad faktura innehåller bara information om totalbelopp och moms. För att se vad ni köpt måste ni titta på fakturabilden. En elektronisk faktura däremot innehåller information ända ner på radnivå. Om ert fakturasystem kan ta emot information på samma sätt har ni helt plötsligt möjlighet att följa upp era uppköp per artikel. Det kan vara väldigt nyttigt när man ska förhandla fram nya avtal med sina leverantörer.
Är en pdf-faktura en elektronisk faktura?
En pdf-faktura är inte samma sak som en elektronisk faktura. Visst, en pdf-faktura som tagits emot via e-post kommer precis som e-fakturan fram mycket fortare än en vanlig pappersfaktura. Dessutom kan den digitala bilden av fakturan arkiveras istället för en papperskopia. Men detta är det enda som pdf-faktura liknar en e-faktura. I alla andra avseenden hanteras en pdf-faktura som en skannad faktura. Varje fält måste tolkas och valideras och chansen finns att det blir tolkningsfel. Att fånga fakturans information på radnivå är alldeles för kostsamt.
Ingen dyr investering
Investeringen för att kunna skicka eller ta emot elektroniska fakturor brukar vara försumbar mot vad det finns att tjäna i effektiviseringar. De flesta fakturasystem har möjlighet att skicka någon form av fakturafil. Till detta behövs ett avtal med en fakturaväxel, som kan ta emot filen och distribuera ut den till alla kunder. När det gäller att ta emot fakturor så kan de flesta fakturahanteringssystem ta emot elektroniska fakturor, och allt som behövs är ett avtal med en fakturaväxel. När du väl börjat ta emot elektroniska fakturor brukar leverantörerna ta bort faktureringsavgiften, och den är inte helt obetydlig.
Det finns alltså många fördelar med elektroniska fakturor. Dessutom kan det vara bra att ha i åtanke att medan de flesta andra länder, till exempel Danmark, kräver att man ska skicka elektroniska fakturor till statliga myndigheter, pratar Sverige om att införa ett lagkrav. När detta väl kommer så kan det vara skönt att ha allt på plats så att man kan ägna sig åt viktigare saker – som att utveckla sin verksamhet.
Ny lag för e-fakturor till offentlig sektor
Det är inte känt för alla att från den 1 april 2019 är det e-fakturor som gäller för alla nya avtal till offentlig sektor enligt lag. Detta påverkar såklart alla företag som fakturerar mot offentlig sektor, stora som små – läs mer om lagen här.
Gillade du den här artikeln? Håll koll på fler artiklar inom ekonomi, lön och HR! Prenumerera på Azets nyhetsbrev här
Azets erbjuder outsourcing av hela eller delar av er ekonomifunktion. Läs mer om outsourcing av ekonomifunktionen här
