Under februari förekommer en högre rapportering av vård av barn (vab) än övriga månader under året, därav kallas denna period “vabruari” (även om mars på senare år har gått om februari). Därmed är det ett lägligt tillfälle för er som arbetsgivare att se över era interna rutiner kring hantering av frånvaro, särskilt med de nya rapporteringskraven som trädde i kraft i början på året.
Nya rapporteringsreglerna som gäller från 1 januari 2025
Från och med den 1 januari 2025 gäller nya regler för rapportering av frånvaro i samband med arbetsgivardeklaration (AGI).
VAB är en av de frånvarotyper som omfattas av den nya lagen. Därmed är det viktigt, både för er som arbetsgivare och era anställda, att ni säkrar era interna rutiner för att få ett bra flöde av rapporteringens alla steg tills informationen når Försäkringskassan. Med dessa fyra steg får ni till en smidig frånvarorapportering:
1. Se till att era anställda rapporterar sin frånvaro korrekt
Ett lättanvänt och tillgängligt tidrapporteringssystem, t.ex. Azets Cozone gör rapporteringen smidigare. Det ska var lätt för de anställda att göra rätt!
2. Tydliggör chefens roll som attestant
Attestanten ska granska och säkerställa att rapportering av frånvaro inte glömts bort eller blivit felaktigt registrerat. Detta är ett kontrollsteg av yttersta vikt för att undvika inkorrekt rapportering.
3. Lev upp till informationskravet om frånvaro i AGIn
Som arbetsgivare ska ni enligt den nya lagen informera den anställda om att ni rapporterat om frånvaro. Ni kan på ett enkelt sätt göra det genom att via lönespecifikationen uppge att ni hanterat frånvaron på lön och att ni deklarerat den vidare till Skatteverket.
Lästips! - Vikten av att läsa och förstå lönespecifikationen
4. Förse Försäkringskassan med information om frånvaro
Med den nya frånvarorapporteringen i AGI:n ingår nu även att informationen ska föras vidare till Försäkringskassan. De kommer i sin tur att använda informationen i sitt arbete mot bidragsbrott.
Är det där med deklaration till Skatteverket något som känns som ett ”tråkigt måste” så finns vi alltid redo att hjälpa er med detta.
Skulle det uppstå några oklarheter kring frånvaron så kommer de att kontakta den berörda anställda. Det är ytterligare en anledning att säkra att informationen finns på lönespecifikationen, så det underlättar för den anställda vid eventuell utredning.
Vanliga frågor från anställda om vab
Oavsett hur bra interna rutiner ni har så kommer det ändå frågor från ens anställda om vab. Nedan har vi sammanställt några av de vanligaste frågorna så att ni är förberedda när de uppstår:
Fråga: När behöver den anställda anmäla till arbetsgivaren om vård av sjukt barn?
Svar: Behovet att vabba kan uppstå med kort varsel, därmed ska det anmälas till arbetsgivaren så fort som möjligt. Vid planerad ledighet med tillfällig föräldrapenning, t ex vid besök på BVC - ska det anmälas till arbetsgivaren en vecka i förväg om möjligt.
Fråga: Vilka anställda har rätt att rapportera vab och få ersättning från Försäkringskassan?
Svar: 1 juli 2024 utökades regelverket hos Försäkringskassan med möjlighet att överlåta föräldrapenningdagar till fler personer än barnets förälder eller därmed likställd. Det innebär att mor- och farföräldrar och vänner till familjen har rätt att avstå från arbete och få beviljad ersättning.
Fråga: Vad gör man om en anställd missat att rapportera vab i sin tidrapport eller behöver göra en korrigering av tidigare inrapporterad frånvaro?
Svar: Korrigering på lön bör meddelas av den anställda till sin chef och löneavdelning snarast möjligt och rättelse på lön bör hanteras på närmaste möjliga lönekörning. Det är dock inte möjligt att korrigera rapportering av vab i AGI:n som redan är inrapporterad till Skatteverket för perioden som frånvaron avser. Om ni behöver rätta frånvarouppgifterna efter att informationen är inskickad, kan ni som arbetsgivare göra det hos Försäkringskassan.
Informationen om vab för den anställda kommer att rapporteras till Skatteverket den månad som frånvaron registeras på lön och ingår i AGI rapporteringen. Vid Försäkringskassans kontroller kan det eventuellt uppstå frågor och de behöver hanteras av den anställde i samråd med Försäkringskassan.
Känns det som att ni behöver ytterligare stöd i hanteringen? Vi på Azets har både möjlighet till att kunna ge er bra förutsättningar i hela processen och även kompetens vid specifika frågor kring frånvarohanteringen. Välkomna att höra av er!
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
