Allt fler ekonomichefer överväger att lägga ut hela eller delar av lönehanteringen. Funderingarna och frågorna kring outsourcing brukar vara många, inte minst vad gäller kostnaderna. Här rätar vi ut några frågetecken.
1. Är det inte mycket dyrare att outsourca än att anställa?
För att kunna besvara denna fråga är det viktigt att ha en korrekt bild av vad en anställd kostar och vad det är för leverans som förväntas. Sannolikt är kostnader för lön, sociala avgifter, semester och pension ungefär samma för en konsult hos leverantören som en anställd hos kunden.
I olika undersökningar sägs det ofta att en heltidsanställd använder ungefär 60 procent av arbetstiden på sin kärnuppgift, resten försvinner på annat arbete, kompetensutveckling, frånvaro etc. När ni lägger ut arbetet till en extern leverantör betalar ni bara för tjänsten eller funktionen som ska utföras.
Det är också lätt att glömma de övriga kostnader som kommer med att ha anställd personal såsom personalledning, personalvård, försäkringar, diverse systemkostnader, rekryteringskostnader, kostnader för extraresurser i samband med frånvaro, kostnader i samband med fel på grund av bristande processer eller kompetens, kontorshyra och utrustning.
För att göra en korrekt jämförelse behöver ni beräkna dessa kostnader för en intern avdelning innan ni jämför med en outsourcad lösning. I de flesta fall visar sådana jämförelser att en outsourcad ekonomi- och lönefunktion är ett kostnadseffektivt val.
Läs mer om löneoutsourcing hos Azets
2. Vilka kostnader kan vi sänka genom att outsourca vår lönefunktion?
Den vanligaste kostnadsbesparingen man tänker på när det gäller outsourcing är naturligtvis personalkostnaden som oftast är den största kostnaden i ett företag. Utöver den ordinarie personalkostnaden med pension, försäkringar och sjukfrånvaro kan man också lägga kostnader för handledning, ledarskap och inte minst att bibehålla och höja kompetensnivån.
It-kostnader som underhåll och drift av olika system, uppdatering enligt gällande lagar och regler, “hårda” kostnader som servrar/licenser/molnkostnader och kostnader för it-personal är ofta möjliga att sänka, beroende på vilka delar man väljer att lägga ut.
Alla som någon gång varit personalansvarig känner också till utmaningarna med en rörlig personalgrupp och vad det kostar i både tid och pengar att rekrytera och introducera nya medarbetare. Att anställa någon kostar i utgångspunkt relativt mycket pengar. En uträkning från Nyckeltalsinstitutet visar att nedlagd tid för alla inblandade i en rekrytering kostar 1 procent av månadslönen per timme. Dessa är ju kostnader som uppstår när rekryteringen blir rätt, men i de fall det blir en felrekrytering är kostnaderna betydligt större. Enligt rekryteringsbolaget Poolia kostar en felrekrytering 700.000 kronor. Genom att outsourca slipper ni som kund både att lägga tid och pengar på rekryteringar.
Det finns också vissa kostnader som inte syns direkt i resultaträkningen. Mängder av HR-chefer upplever att de aldrig eller sällan hinner lyfta blicken och jobba proaktivt i sitt företag. Många hamnar ofta i operativt arbete istället för att kunna ägna sig åt de företagsstrategiska frågor som egentligen borde stå överst på agendan. Outsourcing av lönefunktionen är ett mycket effektivt sätt att frigöra tid till det proaktiva och strategiska arbetet.
3. Hur kan outsourcingleverantören kostnadseffektivisera arbetet inom lön?
En outsourcingleverantör som levererar lönetjänster till flera kunder bygger upp skalfördelar och erhåller stor kunskap om de inblandade processerna. Eftersom samma lösningar och tjänster servar flera företag kan en outsourcingleverantör göra större investeringar i till exempel it och processer samt underhålla en större organisation med specialister på olika områden och offshore-organisationer.
Genom dessa lärdomar och erfarenheter bygger leverantören en fördjupad kunskap om hur man bäst bedriver en lönefunktion. Det kan gälla hur man organiserar den, hur man leder funktionen, rekrytering av personal, vilka it-system som bäst lämpar sig, hur man genomför förändringar, hur man tar tillvara på erfarenheter och hur man bäst följer upp verksamheten.
4. Hur vet vi vad det kommer kosta i slutändan?
Kostnaden i ett vanligt outsourcinguppdrag är oftast en kombination av ett antal fasta priser som är relativt väldefinierade, vissa volymbaserade priser samt ett antal tjänster som utförs per timme.
Tidsåtgången kan vara svår att bedöma innan man börjat arbeta tillsammans, men som kund bör ni ändå kunna få en kalkyl av leverantören samt en uppskattning av den förväntade kostnadsutvecklingen av hela outsourcingen. Det är också bra att tänka igenom hur arbetsuppgifterna ska delas upp mellan kund och leverantör och därav bedöma hur mycket tid (kostnad) som ligger kvar i företaget.
Generellt kan ni räkna med att det kostar mer i början av ett uppdrag, därefter bör det komma till ett normalläge där rutiner och samarbete löper på. Kostnadsutvecklingen är också något som fångas upp i uppföljningsmöten.
5. Hur vet vi när investeringen har återbetalat sig?
Den första frågan ni bör ställa er, innan ni mäter återbetalningen av er outsourcinginvestering, är varför ni valde att outsourca. Med allt snabbare förändringar på marknaden är kraven stora på företagets lönavdelning att arbeta effektivt och “slimmat” och det är lätt att bara tänka på de direkta kostnadsbesparingarna. Huvudorsaken till att företag väljer att outsourca beror dock på en mängd olika faktorer. Handlade det om att öka kompetensen och expertkunskapen eller hade ni problem med sjukskrivningar, bemanning och ville minska sårbarheten? Var huvudorsaken effektivisering, innovation, modernare system eller helt enkelt en önskan om högre flexibilitet? Mer tid över för HR-chefen att ägna sig åt verksamheten och utveckla den är en mycket vanlig orsak till outsourcing idag.
Utifrån era viktigaste kriterier, sätt ett nuläge och ett önskeläge/mål och lista de områden som ni ser borde “återbetala” sig genom er outsourcing. Några delar kommer vara återinvesterade redan under det första året, medan andra kanske tar längre tid.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
