Att tänka på vid löneskuld och kvittning

Om en löneskuld uppkommer, kan kvittning vara ett alternativ att åtgärda skulden. Dock kan felaktig kvittning få stora konsekvenser och kan innebära risk för skadestånd. Därför är det avgörande att känna till reglerna som gäller vid kvittning av utbetald lön. I denna artikel delar vi hur en löneskuld kan uppstå och vad som gäller vid kvittning av löneskuld. 
 
Det finns flera anledningar till att en löneskuld genom felaktig löneutbetalning sker. Frånvaro kan ha missats att rapporteras eller medarbetaren har ändrat sysselsättningsgrad vid ett flertal tillfällen under en och samma månad. Det kan också handla om att en medarbetare har gått över från släpande timlön till månadslön i innevarande månad och att för mycket lön utbetalats.

 
Exempel på hur löneskulder kan uppstå och om kvittning gäller: 

Vid förskottssemester 

En medarbetare tjänar normalt in semester under det första året för att ta ut betald ledighet året därpå. Vid nyanställning kan möjlighet till förskottssemester ges, vilket innebär att betald ledighet kan tas ut direkt – trots att ingen semester ännu tjänats in. Detta skapar en skuld till arbetsgivaren. Om medarbetaren slutar inom fem år kan skulden återkrävas. Efter fem års anställning skrivs skulden av. Det finns undantag där arbetsgivaren inte får kräva tillbaka beloppet, t.ex. vid uppsägning på grund av arbetsbrist eller sjukdom. Denna kvittning regleras i semesterlagen §29a. 

Vid frånvaroavdrag, gäller då kvittning eller reglering? 

Frånvaro som sjukdom, VAB och föräldraledighet regleras månaden efter att den inträffat. Det räknas inte som skuld utan som en reglering, och därmed handlar det inte om en kvittning. Det innebär att arbetsgivaren kan justera lönen utan medarbetarens samtycke. Vid uppsägning är det dock viktigt att all frånvaro hanteras innan sista löneutbetalningen, så att det finns lön att reglera mot.

Arbetsgivare lånar pengar till arbetstagare 

När arbetsgivaren lånar ut pengar till en medarbetare uppstår en direkt skuld som bör regleras i ett skuldebrev eller liknande. Där anges bl.a. belopp, ränta, villkor och vad som gäller vid avslutad anställning. Om återbetalning inte sker som planerat kan kvittning bli aktuellt. 
 

Medarbetare som medvetet orsakar skada 

Det händer tyvärr ibland att en medarbetare medvetet försöker skada företaget. I sådana fall har arbetsgivaren rätt att använda kvittning för att hantera skadorna. Det är dock arbetsgivaren som bär bevisbördan för att medarbetaren handlat uppsåtligt. 

 
Praxis vid kvittning av löneskuld 

Ofta hinner arbetsgivaren upptäcka felaktigheter innan den definitiva lönen gått till bank för utbetalning. Huvudregeln är att en felaktigt utbetald lön ska återbetalas, men ofta vill arbetsgivare att beloppet kvittas mot nästkommande lön.  
 
Kvittning regleras i “kvittningslagen.” En arbetsgivare är skyldig att utbetala lön till medarbetaren som är överenskommet för utfört arbete. Därmed kan arbetsgivaren inte bara hur som helst välja att hålla en del av nästkommande löneutbetalning då den anser sig ha rätt till att kvitta en tidigare felaktig utbetalning.  

Kvittning mot lön får endast ske med medarbetarens samtycke, antingen genom anställningsavtalet eller vid uppkomst av skuld.

Ingen praxis utan undantag 

Kvittning kan bli svårare om medarbetaren i god tro har mottagit och förbrukat pengar utan att förstå att ersättningen var för hög. För att kvittning ska göras behövs medarbetarens samtycke, annars kan skulden inte dras.  Om medarbetaren borde ha förstått att utbetalningen var felaktig, exempelvis vid uppenbar felaktig sysselsättningsgrad och motsvarande utbetald ersättning, kan tvungen kvittning bli aktuell, särskilt om lönespecifikationen varit tydlig. 

Tvungen kvittning – vad är det?

Även om kvittning endast kan göras med medarbetarens samtycke, kan medarbetaren också när som helst återkalla sitt samtycke. I vissa fall kan arbetsgivaren då ha rätt till tvungen kvittning. Vid tvungen kvittning krävs godkännande från Kronofogden.  

Tvungen kvittning skiljer sig alltså från medarbetarens samtycke till kvittering genom att kvittning endast får ske efter att arbetsgivaren begärt att få besked från Kronofogden om hur stor del av medarbetarens lön som är skyddad mot kvittning. Det kan alltså begränsa hur mycket som kan kvittas per månad, till skillnad från frivillig kvittning. I vissa fall kan det även vara svårt att få ett beslut om tvungen kvittning från Kronofogden om medarbetaren i fråga har en låg inkomst.

Scenarios där tvungen kvittning får utföras oberoende från Kronofogdens besked: 

• Kvittningsavtal i form av en lånehandling där arbetsgivaren lånat ut pengar till medarbetaren, där överenskommelsen är att ge arbetsgivaren rätt att göra ett löneavdrag för återbetalning av lånet. 
   

• I det fall medarbetaren uppsåtligen orsakat en skada i tjänsten. 
   

• Om det finns en bestämmelse som ger arbetsgivare rätt till att kvitta en fordran genom kollektivavtal, t ex om en medarbetare inte iakttar sin uppsägningstid och försätter arbetsgivaren i en svår situation.

Så kan Azets hjälpa er 

Av allt att döma är regleringarna i ämnet inte helt tydliga och absolut inte enkla. Arbetsgivare som gör en felaktig kvittning kan riskera skadestånd, vilket medför en större anledning att syna reglerna och förutsättningarna kring kvittning mer ingående innan det genomförs. Vi på Azets har en gedigen erfarenhet kring såväl regleringar inom kollektivavtal som regler kring kvittning. Har du som arbetsgivare frågor eller funderingar kring detta eller önskar ni förslag på hur ni ska agera vid en situation kring kvittning är ni välkomna att höra av er till oss. 

Kontakta oss