Would you like to read the article in English? Click here
Även om lagen inte kräver att en lönespecifikation ges ut finns det andra skyldigheter och möjligheter för arbetsgivaren. Utöver att lönespecifikationen visar tydlighet för era anställda, kan den även användas som ett verktyg för att underlätta på HR-avdelningen.
Arbetsgivarens skyldigheter
- Arbetsgivaren är inte enligt lag skyldig att ge arbetstagaren en lönespecifikation. Det kan dock finnas bestämmelser i kollektivavtal som gör att en sådan skyldighet finns.
- Däremot framgår det av skatteförfarandelagen att arbetsgivaren skriftligen måste redovisa vilka skatteavdrag som har gjorts vid utbetalning av lönen för utfört arbete.
- Regeringen har nyligen föreslagit en lagrådsremiss om att utöka data i Arbetsgivardeklaration på Individnivå (AGI) avseende föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning. Förslaget föreslås träda i kraft i januari 2025 och innebär bl.a. krav på att informera anställda om vad som rapporteras in. Initiativet påtalar ytterligare vikten av att leverera en lönespecifikation till sina anställda för att följa skyldigheterna mot sina anställda.
Arbetsgivarens möjligheter
Uppmärksamma lönespecifikationen internt
Det kan verka för att minska antal frågor till både chefer och HR -avdelningen från anställda som annars kan uppkomma vid vissa återkommande tider under året, t.ex:
- När det är dags att planera sin semester – de ser sitt saldo över kvarvarande semesterdagar och underlättar deras möjlighet att ta ansvar för uttag
- Vid årsskifte eller annan brytpunkt under året – få insikt i hur mycket de har nyttjat av sin friskvård eller andra typer av tids– eller beloppssaldon.
- Vid avvikande händelser på lön - se förklaring att t ex ett sjukavdrag utförts eller att utlägg från reseräkning utbetalats
- När man begärt skattejämkning hos Skatteverket – se både vilken skattetabell som används samt om beslutet gått igenom hos Skatteverket och jämkningen syns på lönespecifikationen
- Vid tider för inkomstdeklaration – den kan användas till att stämma av deklarerad lön och skatt mm
- När det är dags för att flytta – kom de ihåg att lämna in sin adressändring?
Anpassa lönespecifikationen till bolagets behov
Se till att era anställda känner att informationen på lönespecifikationen är relevant och av betydelse för dem.
- Varför inte addera er egen företagslogga för att göra lönespecifikationen mer företagsanpassad även om ni använder er av outsourcing?
- Se till att informationen som är aktuell för ert bolag finns representerat
- Bolagsspecifika tidssaldon som t.ex. flex- och eller kompsaldo
- Andra ackumulerade värden som kan vara aktuella enligt bolagets kollektivavtal eller policy, som t.ex. nyttjat friskvårdsbidrag
- Vill man vara mer familjär så finns möjlighet att addera information – t.ex. jul – eller sommarhälsningar till alla anställda.
Gör processen med lönespecifikation smidig genom att använda Kivra
Azets erbjuder Kivra som är en digital brevlåda där era anställda kan få sina lönespecifikationer publicerade. Den primära fördelen är att alla anställda hela tiden har tillgång till sina lönespecifikationer - oavsett om de är långtidsfrånvarande, är anställda hos er en kortare period eller efter avslutad anställning.
- Går snabbt att få lösningen på plats
- Enkel att använda – Kivra i sig är gratis för era anställda
- Säker inloggning via Mobilt BankID
Låter Kivra som en lösning ni vill veta mer om eller har frågor kring för att se om det är något för er, tveka inte att kontakta oss så ger vi gärna er mer information. Vi finns också tillgängliga om du vill veta mer om lönespecifikationens möjligheter för just ert företag och anställda!
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
