Would you like to read the article in English? Click here
Den viktigaste resursen ni har på bolaget är era anställda och lönen är det grundläggande kvittot för deras insatser på bolaget. Det tillhör god sed i Sverige att ge sina anställda lönespecifikationer, dock visar nu färsk statistik att endast 6 av 10 personer läser dem. Varför är det viktigt att ni som arbetsgivare uppmuntrar era anställda till att läsa dem och vad är arbetsgivarens ansvar när det kommer till dessa viktiga dokument?
Är det krav på att skicka ut lönespecifikation?
Det finns inte någon lag som kräver att bolag ska skicka ut lönespecifikationer, men 9 av 10 svenska anställda omfattas av något kollektivavtal som kan reglera arbetsgivarens skyldighet att dela ut lönespecifikationer. Enligt skatteförfarandelagen är dock arbetsgivaren skyldig att redovisa skriftligt hur mycket skatt som har betalats för den anställdes lön. Däremot är det som sagt god sed att ge sina anställda lönespecifikationer, eftersom det skapar transparens och trygghet för både anställda och arbetsgivare när det gäller beräkningar och utbetalningar.
Varför är det viktigt att uppmuntra era anställda att förstå sin lönespecifikation?
Det finns flera fördelar för er arbetsgivare till varför ni borde uppmuntra era anställda att läsa och, framförallt, förstå sin lönespecifikation:
- Ni minskar belastningen på HR-avdelning genom att färre frågor ställs kring lönespecifikationer
- Det skapar trygghet hos de anställda att den utbetalda lönen är korrekt. Många gånger bygger påståendet “min lön är fel” på okunskap hos anställde kring löneprocessen och skapar onödig frustration
- Minskar utmaningar kring uttag av t.ex semester, olika tidssaldo som komp - och flexledighet när anställda lär sig att läsa saldon och ta ansvar för uttag
- Skapar förståelse hos den anställde för sitt ansvar i vissa delar av löneberäkningar t.ex. genom att lämna sina tidrapporter och reseräkningar i tid
- Minskar frågor kring skatteavdrag på lön i samband med mottagande av inkomstdeklaration
Så kan du hjälpa de anställda att förstå lönespecifikationen
Många tycker att det är svårt att förstå dokumentet och det kan också vara att dokumenten är specifika för bolag eller bransch. Ett tips kan därför vara att skapa en lathund för era lönespecifikationer. Vi på Azets har hjälpt flera företag att skapa företagsunika lathundar som enkelt förklarar dokumentets olika delar.
Utöver detta är det viktigt att ge anställda snabb och fri tillgång till sina lönespecifikationer med moderna och säkra digitala verktyg. Som kund hos Azets har ni möjlighet att välja vilket sätt som passar ert bolag bäst, allt från vår egna portal Azets Cozone till en av de mest populära portalerna i Sverige - Kivra.
Viktig information i en lönespecifikation
Nedan listar vi några exempel på de poster som är viktiga för en anställd att hålla koll på:
- Ackumulerad bruttolön, förmåner och skatt
Sedan den 1 januari 2019 infördes arbetsgivardeklaration på individnivå som redovisas på månadsbasis. Då anställda inte får kontrolluppgiften sk KU10 som visar årets värden, är det viktigt att kontrollera de ackumulerade värdena för årets bruttolön, skatt mm mot sin inkomstdeklaration. - Skatteavdrag
Inkomst av tjänst beskattas med preliminär skatt som beräknas olika beroende på vilken del av lönen det gäller. Det kan vara enligt skattetabell, en engångsskattetabell eller enligt jämkningsbeslut om man har sökt om en sådan hos Skatteverket. Det är även möjligt att göra extra skatteavdrag, så kallade frivilliga skatteavdrag, om anställde önskar det. Även om många företag använder lönesystem som har direkt API mot Skatteverkets skatteregister, kan det vara bra att ha koll på sina skatteavdrag under året för att undvika restskatt i sin inkomstdeklaration. Det är viktigt att vara medveten om och förstå hur skatteavdrag beräknas för att få en bättre överblick över sin ekonomi och undvika överraskningar i sin inkomstdeklaration. - Tidssaldo och semesterdagar
Håll koll på antalet återstående semesterdagar under året, både betalda och sparade dagar. Det underlättar planeringen och hjälper undvika situationer där en anställd antingen inte har tillräckligt med dagar kvar att ta ut planerad semester eller blir tvingad av arbetsgivaren att ta ut sparade semesterdagar som hen inte planerad att ta ut själv. Det kan också vara viktigt att följa upp andra tidssaldon, såsom flextid, komptid eller arbetstidsförkortning. - Frånvaro
En vanlig fråga rörande lönespecifikationer handlar om frånvaroavdrag. Det finns flera led där eventuella fel kan uppstå; den anställde kan ha missat att tidrapportera eller så behöver rapporterad tid justeras om den anställde t.ex. blivit sjuk under planerad semester. Det kan även handla om att tidrapporten har inkommit eller blivit attesterad för sent, vilket då resulterar i att avräkning inte kommer med på rätt månad. Frånvaro är bra att titta på så att ni undviker retroaktiva korrigerar och onödiga släpande avdrag som kan drabba den anställdes privatekonomi. Det är särskilt viktigt att ha koll på detta vid långtidsledighet, oavsett om det handlar om sjukskrivning, föräldraledighet eller annan form av tjänstledighet. Observera då om avdraget görs släpande eller på innevarande månad, då kan den anställde planera ekonomin bättre när man återgår i tjänst. - Personuppgifter
Det är viktigt att kontrollera att adress och bankkontonummer är korrekta, eftersom det förekommer olika typer av bedrägerier där felaktiga uppgifter kan utnyttjas. Adressen kan användas av arbetsgivaren för andra utskick än bara lönespecifikationer, så det är viktigt att den är korrekt. Var extra uppmärksam på att vissa uppgifter, såsom information om din hälsa eller dina barn, som ska skyddas extra enligt GDPR.
Arbetsgivaren bör hantera lönespecifikationer med stor försiktighet eftersom de innehåller personuppgifter. Om ni vill ha hjälp att sätta upp så att lönespecifikationer skickas säkert och digitalt, exempelvis via Kivra, eller om ni behöver en lathund för era lönespecifikationer, är ni välkomna att kontakta oss så hjälper vi gärna till.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
