Dags för semesterplanering? För att säkerställa att rätt antal semesterdagar tas ut och att det finns bemanning under semestermånaderna är det en stor fördel att vara ute i god tid med sin planering. Vad bör du då tänka på för att lyckas med att göra en bra semesterplanering? Här kommer några goda tips!
Planera semestern i god tid
Anställda har rätt till att få besked om sin semester minst två månader i förväg. Det är därför viktigt att börja med semesterplaneringen i god tid. Detta innebär att semesterschemat för juni, juli och augusti bör vara helt klart i slutet på mars månad.
Inför planeringen så är det viktigt att fastställa antal semesterdagar som de anställda har kvar. Ta gärna ut en rapport över antalet semesterdagar som varje anställd hittills har tjänat in och fastställ hur många semesterdagar de anställda har. Se också igenom och håll koll på sparade dagar samt om det är några dagar som måste tas ut. När du har all information om dagar får du en total översikt över personalens dagar som kan ligga till grund för er planering.
Det är fördelaktigt om varje enskilt team eller enhet planerar i god tid för att säkerställa att det är tillräckligt bemannat under semestertiden.
Därefter är det mest praktiskt att lägga in semesterplaneringen i en excelfil som samtliga har tillgång till.
Se till att ta fram en semesterpolicy för verksamheten. En del grupper, exempelvis småbarnsföräldrar, har ofta extra behov av att vara lediga under specifika perioder. En del chefer tar därför fram en intern semesterpolicy för vad som gäller för dessa grupper. Detta kan vara ett tips och värt att prova i er verksamhet, om du tror att det skulle underlätta semesterplaneringen.
Kom ihåg att ta hänsyn till andra ledigheter som, till exempel, föräldraledighet under sommarmånaderna. Normalt ska en föräldraledighet beviljas om den anställde meddelar arbetsgivaren minst 2 månader i förväg. Se till att dessa dagar också läggs till på den totala översikten.
Kalla till ett informationsmöte med alla anställda
Kalla samtliga medarbetare till ett informationsmöte om att semestern ska börja planeras. Se till att ge alla anställda en möjlighet att komma med egna önskemål när de vill ha sin semester och sätt också en tydlig deadline inför inkommande med deras önskemål.
Sammanställ de totala dagarna efter samråd med de anställda
Sammanställ det totala semesterschemat per avdelning efter samråd med de anställda och försök tillgodose de anställdas önskemål. Om det finns ett kollektivavtal måste ni förhandla om förläggning av semesterledigheten med facket.
Det är inte ovanligt att många vill vara lediga under samma månad, till exempel under juli månad. Detta kan bli svårt att genomföra, men arbetsgivaren kan då underlätta planeringen genom att istället lägga semesterperioden från mitten av juni till mitten av juli och från mitten av juli till mitten av augusti.
Efter sammanställningen av semesterplanen
Informera personalen om när deras semester är förlagd. Normalt har de rätt att få veta när deras semester är förlagd minst två månader i förväg.
Om semesterledigheten är förlagd i samråd med den anställde behövs det av naturliga skäl ingen särskild underrättelse. Det är viktigt att semesterplaneringen finns tillgänglig för samtliga anställda. En del företag laddar upp semesterplaneringen digitalt där alla berörda har tillgång till den filen och andra föredrar att sätta upp semesterplaneringen på en tavla synligt i personalrummet.
Hantera de sparade dagar
Om de anställda har mer än 25 dagars semesterrätt, tänk då på att det kan bli en betydande pott av sparade dagar som ska förläggas. Fundera kring en policy för hur förläggning av dessa dagar bör ske.
Överlåtande av semesterplaneringen till de anställda
Du kan också själv välja om du hellre vill överlåta planeringen till dina anställda. I vissa fall kan en personalgrupp som har jobbat tillsammans under många år sinsemellan kommit överens om hur de ska förlägga sin semester och hur de turas om. Till exempel att vartannat år har den ena ledighet i juli och den andra i augusti och vice versa. Detta ansvar brukar tas emot väldigt positivt av personalen och att de anställda då känner att företaget har ett förtroende för att de planerar in semesterledigheten själva och att det alltid blir rätt bemannat under ledigheten.
Om de anställda inte skulle komma överens och inte får ihop semesterplaneringen, måste du som chef gå in och fördela semesterperioderna. Det kan kännas obekvämt, men det är ditt ansvar och skyldighet som chef.
Sammanhängande ledighet
Enligt semesterlagen har alla har rätt till fyra veckors sammanhängande semester under juni, juli och augusti, om inte avtalet säger något annat. Dina medarbetare behöver få en längre semester så att de verkligen får en chans att koppla bort jobbet och få vara ledig.
Se till att även du som är chef tar semester, det är viktigt att även du får en sammanhängande ledighet där du kan vila ut. Se till att du i god tid delegerar beslutanderätt till en kollega under tiden som du själv har semester.
Vill du veta mer om semesterreglerna så är du varmt välkommen att ta kontakt med oss här för rådgivning.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
