Så lyckas ni med onboarding av nyanställda

Would you like to read the article in English? Click here

Du har precis hittat en ny medarbetare som uppfyller alla krav, har gedigen dokumenterad erfarenhet och ännu bättre, har just accepterat ditt erbjudande. Vad nu? Har den anställda kommit för att stanna, eller kommer hen att hoppa av vid första hindret? 

Onboarding är en avgörande process som formar hur en nyanställd upplever sitt första intryck av en arbetsplats. Det handlar inte bara om att lära sig nya arbetsuppgifter, utan om att snabbt och smidigt integreras i företagets kultur, värderingar och dynamik. En välplanerad onboarding hjälper nya medarbetare att bli produktiva snabbare och minskar risken för att de lämnar företaget tidigt.  

Hur gör man då för att säkerställa en bra onboarding? I denna artikel går vi igenom onboarding-processens fyra faser: pre-boarding, första veckan, första månaden och de första tre månaderna.

Fas 1: Pre-boarding 

Pre-boarding är den förberedande fasen innan den nya anställda formellt börjar på företaget. Det är en ofta förbisedd del av onboarding-processen men kan ha stor påverkan på hur den nya medarbetaren upplever sin första tid på ert företag. Här ligger fokus på att både samarbeta internt med förberedande aktiviteter och att skapa ett välkomnande intryck. 

Viktiga steg under pre-boarding: 

Skapa engagemang innan första arbetsdagen: Den glädje som följer med att ha fått ett nytt jobb kan lätt övergå i osäkerhet och oro, särskilt under uppsägningstiden. Som arbetsgivare är det avgörande att visa engagemang och uppskattning för den nyanställda under denna tid. Håll en kontinuerlig dialog under de veckor eller månader som leder fram till den första arbetsdagen. 

Om ni har planerade teamevenemang eller företagsaktiviteter, se till att bjuda in den nya medarbetaren. Det ger dem inte bara en känsla av inkludering, utan också möjlighet att ställa frågor och knyta kontakter redan innan de börjar. 

För att ytterligare förstärka känslan av välkomnande, överväg att skicka ett fysiskt eller digitalt välkomstpaket. Inkludera material som ger insikt om företaget, eventuellt rörligt innehåll, samt "bra-att-ha"-artiklar som en anteckningsbok och en vattenflaska. Dessa små detaljer kan göra stor skillnad i att få den nyanställda att känna sig uppskattad och förberedd för sin nya roll. 

Tydlig information: Skicka ett välkomstmeddelande till den nya medarbetaren med praktisk information om startdatum, kontaktpersoner, arbetskläder om nödvändigt, och en översikt av den första dagen. Skicka gärna med en tydlig introduktionsplan för medarbetarens första vecka, som inkluderar era möten med kollegor, introduktion till olika avdelningar och grundläggande utbildning. Det hjälper den anställde att känna sig förberedd och ger dem struktur för den tid  som många kan vara nervösa inför. 
 

Förbered arbetsplatsen: Säkerställ att allt den nya medarbetaren behöver är på plats, som dator, telefon, skrivbord och tillgång till nödvändiga system och program. En väl förberedd arbetsplats visar att företaget är organiserat och att man är förväntansfull över den nya medarbetaren.

Fas 2: Första veckan 

Första veckan på jobbet kan vara överväldigande för många nyanställda. Det är viktigt att skapa en balans mellan att ge tillräcklig information, men utan att överbelasta den nya medarbetaren. Fokus är att introducera och inkludera personen till företagets kultur och det närmaste teamet, samt att få dem att känna sig som en del av organisationen. 

Viktiga steg under första veckan: 

Välkomnande introduktion: Den första dagen bör börja med ett personligt välkomnande, där den nya anställda möter sin chef, teamet och eventuellt en mentor/”buddy”. Ett “buddy”- eller mentorsystem är att rekommendera, där den nyanställda paras ihop med en erfaren kollega för att skapa en trygg och stöttande miljö. Det avlastar också chefen och ger den nyanställda en direkt kontaktpunkt för frågor, vägledning och social kontext. 

Teamintroduktion: Organisera ett teammöte där alla introduceras, så att den nya medarbetaren snabbt kan lära känna sina kollegor och deras roller.  

Grundläggande utbildning: Ge en översikt över arbetsuppgifter, introduktion till arbetsverktyg och de viktigaste systemen som kommer att användas i det dagliga arbetet. Ha generella introduktionspass som gärna presenteras av olika personer i organisationen, så att den nya medarbetaren får en klar förståelse för regler, riktlinjer och företagets sätt att arbeta. Informationen bör förmedlas i hanterbara steg, så att den anställda får tid att reflektera och ställa frågor.

Fas 3: Första månaden 

Den första månaden är en tid då den nya medarbetaren gradvis börjar komma in i sin roll, samtidigt som lärande och anpassning fortsatt pågår. Här är det viktigt att ge fortsatt stöd och se till att medarbetaren känner sig trygg både i sina arbetsuppgifter och i sina relationer på arbetsplatsen. 

Nyckelaktiviteter under första månaden: 

Uppföljning och återkoppling: Regelbundna avstämningar mellan medarbetaren och chef eller mentor är kritiska under den första månaden. Dessa möten bör fokusera på hur den anställde anpassar sig till sina nya uppgifter, förväntningar och om det finns några direkta utmaningar. Ge möjlighet för medarbetaren att uttrycka frågor och ge feedback på hur onboardingen har upplevts hittills. Detta ger också er möjlighet att justera processen och förbättra upplevelsen för framtida nyanställda. 

Lärande i arbetet: Fortsätt med djupare utbildning och utveckling. När den nya medarbetaren har en grundläggande förståelse för sin roll, kan det vara dags att introducera mer komplexa uppgifter eller avancerade verktyg. 

Fas 4: Första tre månaderna 

De första tre månaderna ses som en viktig period för att säkerställa att anställningen är rätt för både arbetsgivaren och den nyanställde, ofta som en del av prövotiden. Under denna tid bör den anställde börja känna sig trygg i sina arbetsuppgifter och på god väg att integreras i företagets kultur, även om full integration ofta kräver längre tid. Med regelbundet stöd och mentorskap under denna period läggs en stark grund för en långsiktig relation och ökad produktivitet. 

Nyckelaktiviteter under de första tre månaderna: 

Mål och prestationer: Sätt tydliga mål för den anställde. Diskutera vad som förväntas under det kommande året och hur ni mäter framgång. 

Löpande support: Fortsätt med regelbundna avstämningar för att säkerställa att medarbetaren är på rätt spår och känner sig trygg samt stöttad i sitt arbete. Det är också viktigt att ge den anställde möjlighet att ge sin chef och teamet feedback. En rekommendation är att HR-avdelningen har en kort avstämning med den nyanställda, för att förstå medarbetarens helhetsupplevelse och trivsel på arbetsplatsen. 

Djupare ansvarsområden: Ge den anställde möjligheten att arbeta självständigt. Den här perioden handlar om att stärka den anställdes självförtroende och förmåga att bidra till organisationen. 

Utökad social integration: Se till att den nya medarbetaren blir inkluderad, inte bara i sitt team utan också i bredare nätverk inom företaget. Uppmuntra och bjud in medarbetaren att delta i företagsövergripande aktiviteter, som frivilligprojekt eller sociala tillställningar.

Onboarding är en pågående resa

När de tre första månaderna har gått är det viktigt att inte se onboardingen som ett avslutat kapitel, utan snarare som en pågående resa snarare än ett avslutat kapitel. Genom att investera i en längre onboarding kan företaget stärka medarbetarens lojalitet och säkerställa en högre produktivitet på lång sikt. Detta kan exempelvis innebära att erbjuda fördjupningsutbildningar eller nätverksträffar kring strategiska ämnen som är viktiga för företaget. 

För att lyckas med er onboarding är planering A och O. En genomtänkt onboarding-process ger nya medarbetare en positiv start där de känner sig välkomna, trygga och motiverade i sin nya roll. Genom att dela upp onboardingen i fyra tydliga faser – pre-boarding, första veckan, första månaden och de första tre månaderna – kan chef, mentor, HR och andra nyckelpersoner bidra till att den anställde får en smidig introduktion och utvecklar långsiktiga relationer med företaget.