Would you like to read the article in English? Click here
Förslaget från regeringen om att avskaffa kravet på att spara pappersmaterial avseende räkenskapsinformation är nu klubbat och klart, något som varit efterlängtat! Den administrativa bördan bör nu minska, och ge möjligheter till mer givande insatser för er verksamhet. Därmed blir det även dags för företag att se över hur kvitton kan digitaliseras. Azets Expense, ett system för utlägg och reseräkningar, förenklar och automatiserar hanteringen.
Vad innebär beslutet?
Från och med 1 juli 2024 så behöver företag inte spara pappersmaterial som utgör ett underlag för räkenskapsinformation i sin fysiska form (även om det är originalhandlingen). Det kan i stället sparas om till ett digitalt underlag.
Digitalisering av ett fysiskt underlag (som t ex ett papperskvitto) kan göras genom att scannas eller att fotograferas. Kraven på det digitala underlaget är att det inte kan förändras eller att det försvinner på något sätt.
De nya reglerna kan också appliceras retroaktivt, dvs på underlag före den 1 juli 2024. Det kräver dock att underlagen också följer de nya kraven på att de inte kan förändras eller försvinna, så säkerställ detta innan ni eventuellt beslutar er för att slänga de nuvarande fysiska underlagen.
Hur funkar det i praktiken?
Vanligt förekommande kan vara att en anställd genomför ett köp för företagets räkning, kanske står man för fredagens fika, och att den anställda får ersättning via ett utlägg där kvittot bifogas. I dessa fall kan nu kvittot överföras digitalt och sparas tillsammans med utlägget. Görs digitaliseringen i samband med betalning så minskar risken att behöva leta runt efter det där kvittot som man la på något bra ställe, när det är dags att göra sitt utlägg.
Det är också vanligt med utlägg som avser representation. Där är det viktigt att ni, som tidigare, även dokumenterar i era reseräkningssystem all typ av data som krävs för det ska vara ett giltigt avdrag, t.ex. namn på deltagare vid representation. Det är ingen förändring i sig – bara att man säkrar att alla uppgifter om utgifter är med i systemet.
Förändringen och möjligheten innebär att många företag behöver se över sina interna rutiner för hanteringen av utlägg och kvitton, så man inte får för sig i all hast att slänga kvittot. Det kan vara aktuellt att ha en kommunicerad struktur på vart man sparar underlag och namnsättning av filer beroende på hur ens interna processer och systemstöd för dem ser ut.
Azets Expense – en lösning för er?
Med appen Azets Expense kan ni snabbt och enkelt digitalisera era fysiska kvitton för reseräkningar och utlägg. Azets Expense analyserar kvittot automatiskt, det enda som behövs är kvittogranskning och attestering, vilket kan göras direkt i appen på mobil eller datorn. Då flertalet moment automatiseras, minskar risken för manuella fel och ni får minskad administration.
Det finns även möjlighet att koppla företagskortet automatiskt till systemet vilket gör processen ännu mer effektiv och digital.
Behöver ni hjälp med att digitalisera era kvitton eller är nyfiken på att se hur Azets Expense fungerar i praktiken? Kontakta oss gärna här!
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
