Would you like to read the article in English? Click here
Lönerevisionen är ett strategiskt verktyg för att motivera anställda och främja kompetensutveckling. Arbetet innebär en översyn av anställdas löner, med möjligheten att höja eller bibehålla befintliga lönenivåer. Lönerevisionen syftar till att hjälpa företaget att nå sina affärsmål samtidigt som det skapar en motiverad och engagerad arbetsstyrka. Samtidigt säkerställer det att lönekostnaderna är i linje med företagets ekonomiska möjligheter.
Det finns inte någon lag som kräver att arbetsgivare måste höja löner årligen; detta regleras oftast i kollektivavtal. Även om arbetsgivare utan kollektivavtal inte är juridiskt bundna att utföra årliga lönerevisioner, är det ändå en vanlig praxis för att upprätthålla personalens motivation och konkurrenskraft på arbetsmarknaden.
Lönerevision för företag med kollektivavtal
För företag som är bundna av kollektivavtal är lönerevisionen reglerad enligt avtalet. Där fastställs vilka anställda som omfattas, tidsramar, löneökningar och eventuell garanti om varje anställd har rätt till en viss lönehöjning, så kallad individgaranti. Centrala kollektivavtal ger riktlinjer för lönesättning och löneutrymme.
Lönerevision för företag utan kollektivavtal
Arbetsgivare som saknar kollektivavtal har mer frihet att utforma sin lönerevisionsprocess. Det är då arbetsgivarens ansvar att komma överens med den anställde om när lönen ska revideras, vilket bör dokumenteras i anställningsavtalet och bolagets policy.
Lönerevisionen steg-för-steg
Det finns många steg att ha i åtanke när det kommer till lönerevision, och förberedelser bör sättas igång i god tid innan den eventuella nya lönen ska betalas ut, gärna flera månader innan.
Förberedelser och sätt era mål
Några av de punkter ni kan tänka på inför er lönerevision är:
- Gör en analys av lönestrukturen: Lönerevisionen kan vara ett verktyg att upptäcka lönestrukturer som är felaktiga. Hur ser det ut överlag i verksamheter och även uppdelat på exempelvis avdelningar och könstillhörighet? Det är också viktigt att identifiera områden där lönenivåerna kan påverka rekrytering.
- Vilka verktyg ska användas: Förlitar ni er på HR-system eller andra stödsystem? Säkerställ att personerna som ska involveras har rätt tillgång till informationen som delas vid en lönerevision samt att det skyddas enligt GDPR. Det är ofta känsliga uppgifter som delas.
- Utvärdera ekonomin: Granska företagets finansiella ställning och bestäm hur mycket utrymme det finns för lönepåjustningar. Detta inkluderar att analysera företagets resultat, budget och framtidsutsikter.
- Fastställ syftet med lönerevisionen: Vad är målet med revisionen? Är det att belöna prestation, upprätthålla konkurrenskraftiga löner eller hantera lönekostnader?
Beräkning av löneutrymmet
Löneutrymmet, eller lönepotten, är den totala summa pengar som företaget avsätter för lönehöjningar. I fackliga förhandlingar kan golvet, alltså lägsta nivån, för löneutrymmet fastställas, till exempel 3%. Denna procentsats representerar den andel av månadslönen som varje anställd bidrar med till den gemensamma lönepotten. I kollektivavtalet framgår det vilket datum som gäller för beräkningen av löneutrymmet. Det innebär att alla som är tillsvidareanställda vid det datumet genererar till löneutrymmet.
Lönerevisionsprocessens steg
1. Information till lönesättande chefer och medarbetare
Se till att de lönesättande cheferna är insatta i hur ett lönesamtal med deras medarbetare ska gå till. Det här inkluderar information såsom lönepolicy, lönekriterier och eventuellt stödmaterial.
När en lönerevisionsprocess är transparent, upplevs processen som något positivt av medarbetarna. Se då gärna till att även medarbetarna är införstådda med företagets lönepolicy, kriterier och tidsramar. Lönerevision är en del av HR-årscirkeln, så ta hänsyn till flödet av t.ex. utvecklingssamtal, uppföljningsamtal för tidigare uppsatta mål, när ni planerar lönerevisionen.
2. Lönesamtal med medarbetare
Arbetsgivaren ska inför lönerevisionen erbjuda sina anställda ett lönesamtal med deras lönesättande chef. Vid lönesamtalet har den anställde möjlighet att;
- Få en motivering till varför man har den lön man har
- Få information om vad man kan göra för att påverka sin lön framöver
- Få möjlighet att ge sina synpunkter på ens egna löneutveckling
Under detta samtal fattas inte något nytt beslut om lönen.
3. Löneförslag
De lönesättande cheferna fördelar lönebudgeten bland sina medarbetare med hänsyn till eventuella minimilöner och individgarantier. Information som löneläge i förhållande till marknad och internt samt prestation kan ge ett bra underlag för löneförslagen. Beroende på bolagets storlek och organisatorisk struktur kan det vara fler överordnande chefer som behöver godkänna nya löneförslag innan de presenteras vidare. I vissa fall analyserar även företagets HR-avdelning löneförslagen för att se att lönesättningen är enligt riktlinjer och håller sig till lönebudgeten.
4. Fackliga förhandlingar för företag med kollektivavtal
Innan de nya lönerna betalas ut, genomförs avstämningar med fackliga organisationer innan de nya lönerna betalas ut. Lönerna ska alltså inte kommuniceras ut till medarbetarna förrän förhandlingen är avklarad.
5. Meddela medarbetarna om löner
När de fackliga förhandlingarna är klara, ska besked om de nya lönerna ges till medarbetarna samt från vilket datum de nya lönerna gäller. Enligt nya LAS behöver nya lönen informeras skriftligt. Har bolaget ett HR-system anses det tillräckligt att antällda får information om sin nya lön via HR-systemet där de kan logga in och se nya lönen.
Ett bra tips är att avsluta lönerevisionsprocessen med en utvärdering. Hur upplevde chefer och medarbetare processen? Vad kan göras bättre till nästkommande år?
Lönerevisionen är en viktig process som kräver planering och strategiskt tänkande. Genom att följa dessa steg kan företag säkerställa en rättvis och transparent lönerevision som gynnar både medarbetare och företaget som helhet. Om processen känns övermäktig, finns det som tur är hjälp att få. På Azets kan vi, exempelvis, hjälpa er med rådgivning, ta ut information från lönesystemet och säkerställa att er lönepolicy är uppdaterad. Varmt välkomna att konkta oss på hrsupport.se@azets.com.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
