Would you like to read the article in English? Click here
Du är VD eller styrelsemedlem för en verksamhet och får en kvartalsrapport från ekonomiavdelningen. Med rapporten som underlag är du med och fattar beslut om en kritisk investering. Efter en tid visar det sig att nyckeltalen i rapporten var felaktiga och att ni tagit beslut på felaktiga grunder. En ekonomisk rapport där alla nyckeltal stämmer och där alla berörda förstår vad de innebär är avgörande för att fatta rätt beslut. För att säkerställa att du tar beslut baserat på verkligheten så kommer här tips om ekonomisk rapportering.
5 tips för ekonomisk rapportering för bolagets styrelse och ledning
1. Rapporten ska vara baserad på aktuell, korrekt och fullständig information
Använd en rapporteringsplan som ger den som ska sammanställa rapporten tid att säkerställa att uppgifterna är korrekta och fullständiga samt att analysera och kommentera avvikelser mot exempelvis föregående år eller budget.
2. Använd relevanta nyckeltal
Bestäm ett antal nyckeltal som är relevanta för verksamhetens ställning, resultat och utveckling och följ upp dessa nyckeltal över tid. Det är viktigt att de som är mottagare av rapporten förstår innebörden av nyckeltalen. Exempel på lämpliga nyckeltal kan vara soliditet, likviditet, brutto- och nettomarginal och avkastningsmått.
3. Alla beslutsfattare ska få samma information innan beslut skall tas
Om ni är en grupp som ska ta beslut gemensamt så är det viktigt att alla får samma information. Skicka därför ut rapporten till samtliga mottagare samtidigt och ge dem tid att själva analysera rapporten. På så vis används eventuell mötestid till att diskutera och fatta beslut, snarare än att läsa och förstå rapporten.
4. Använd samma format över tid
De flesta mottagare av ekonomiska rapporter vill inte lägga tid på att förstå hur en rapport är uppbyggd utan på att analysera innehållet. Försök därför att komma överens om ett format som är lätt att förstå och enkelt att sammanställa och håll er till samma format så långt som möjligt.
5. Det viktigaste först
Då en rapport kan innehålla mycket information bör det viktigaste finnas på första sidan i rapporten. I de fall ni har tillgång till ett digitalt rapporteringsverktyg är det fördelaktigt att skapa ett Dashboard med den viktigaste informationen sammanställd på en sida. I de flesta moderna rapporteringsverktyg (till exempel, Azets Report) finns en möjlighet att klicka ner till mer detaljerad information (så kallad drill down). Detaljer, analyser och förslag bör generellt presenteras i separata bilagor.
Styrelsens ansvar
Kom ihåg att det är styrelsen som är ansvarig för bolagets organisation och förvaltning. Om bolaget är på väg att hamna på obestånd så är det styrelsens ansvar att upprätta en kontrollbalansräkning då ledamöterna fick kännedom eller borde ha insett detta. Det är därför viktigt att samtliga ledamöter nås av korrekt och uppdaterad information för att kunna ta rätt beslut och vidta andra nödvändiga åtgärder.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
