Så effektiviserar ni lönehanteringen

Lönearbetet på många företag kan vara relativt liten mätt i antalet anställda men det finns en hel del fördelar med att optimera ert arbetssätt. Genom att se över era rutiner och arbetsmoment får ni mer tid till värdeskapande uppgifter inom lön och HR, som ofta inte hinns med.

Hos vissa företag består löneadministrationen av en enda person och på vissa företag är det bara löneadministratören som har tillgång till lönesystemet. Samma uppgifter utförs månad efter månad,  år efter år utan att ifrågasättas varför de görs på ett visst sätt eftersom huvudsaken är att lönerna kommer ut i tid. Men tänk om personen i fråga blir sjuk eller slutar? Hur vet en ersättare vilka rutiner som ska följas på just ert företag, och vad händer då med medarbetarnas löner? I denna artikel berättar vi mer om hur ni på bästa sätt effektiviserar löneadministrationen för att undvika bekymmer. Du kan även läsa vår guide för ”Fem sätt att modernisera lönefunktionen” för råd och inspiration – ladda ned den här.

Kartlägg era arbetsprocesser

Ett första steg mot ett effektivare lönearbete är att kartlägga era nuvarande processer kring lön och HR. Det kan låta som ett tidskrävande jobb att gå igenom varje arbetsmoment i lönehanteringen, något som lätt prioriteras bort eftersom det är så mycket annat som ska hinnas med på dagarna. Men genom att avsätta tid för att kritiskt granska alla arbetsmoment på löneavdelningen blir det tydligt för er vilka uppgifter som går att effektivisera och kommer att frigöra tid i slutändan. Dessutom blir ni mindre sårbara vid frånvaro eller om löneadministratören slutar. Läs mer om kartläggning av arbetsprocesser här!

I kartläggningen går ni igenom:

• Era nuvarande rutiner, processer och dokumentation.
• Vilka lönesystem som finns på löneavdelningen och ute i organisationen.
• Identifiering av utmaningar i löneprocessen.
• Identifiering av förbättringsmöjligheter i löneprocessen.
• Identifiering av kompetens hos medarbetare.

Effektivisering av dataflöde

En stor tidstjuv på löneavdelningen är insamlingen av data och hur denna sedan hanteras. Om tidrapporter, reseräkningar eller utlägg rapporteras från olika håll i olika format, som inte är strukturerade på ett sådant sätt att de kan läsas direkt i lönesystemet, krävs en hel del manuellt jobb från administratörens sida. Genom att se över och förbättra hur datan rapporteras in till löneavdelningen och hur den sedan läses in i lönesystemet kan ni spara mycket tid. Tid som skulle kunna läggas på viktigare uppgifter.

Kommunicera tydliga rutiner

Se till att alla medarbetare vet när tidrapporteringen ska vara utförd och att den görs på samma sätt. Att vara tydlig med lönerutinerna gör att de anställda blir mer självgående, att de kan rapportera på utsatt tid och att löneadministratören slipper svara på samma frågor om och om igen.

Bibehåll kompetens som försäkrar kvalitet i arbetet

Inom lön och HR finns det ett antal faktorer i omgivningen som ständigt förändras och det gäller att ha koll på lagar och regler så att arbetet utförs korrekt. Se därför till att prioritera kompetensutveckling för den eller de personer som hanterar lönen på ert företag.

Se över lönesystemet

Har ni ett gammalt lönesystem bör ni också överväga om det kan vara dags att byta ut det. Även om mycket kan optimeras genom korrekt och optimalt nyttjande av systemets kapacitet, är det i vissa fall mest praktiskt att byta till en nyare och modernare lösning som är bättre rustad att stödja företagets integration med andra system.

Behöver lönehanteringen en översyn?

Hanteringen av medarbetarnas löner tar mycket tid och är ett komplicerat område. De flesta företag kan göra stora effektivitetsvinster och förbättra kvaliteten om löneprocessen byggs upp med bra rutiner och systemstöd. Är det kanske dags att sätta igång moderniseringsarbetet? Då rekommenderar vi vår kostnadsfria guide ”Fem sätt att modernisera lönefunktionen” som ger ingående tips och råd för hur ni på bästa sätt tar tillvara på och stärker lönehanteringen. Har ni fler frågor? Ta kontakt med oss!