Would you like to read the article in English? Click here
Ledighet och återhämtning är en viktig faktor som påverkar den anställdes fysiska och psykiska hälsa. Hösten är i full gång nu och förhoppningsvis har alla anställda laddat energi under sommaren. Arbetsgivare har tydligt ansvar för att se till att anställda tar ut sin semester i form av ledighet särskilt under sommarperioden. De flesta företag är medvetna om det och lägger stor vikt på planering inför sommaren. Dock glömmer många att följa upp sommaren som gått och uppmärksammar eventuella avvikelser först när semesteråret lutar sig mot sin slut när möjligheter att lägga ut ledighet för det aktuella semesteråret är mycket begränsade. Utöver att det kan leda till en ökad administrativ börda, är uppföljning av semesterledighet en viktig del av företags hållbarhetsarbete.
Systematisk uppföljning av semesteruttag
Mycket kan ha hänt under sommaren – några anställda kan ha blivit sjuka eller har tagit ut annan typ av ledighet än just semesterledighet. Kanske att en anställd har varit tvungen att avbryta sin semester för att återuppta arbete av någon anledning. Därför bör regelbundna kontroller av semestersaldo ingå i företagets hållbarhetsstrategi för att säkerställa att alla medarbetare får den återhämtning de behöver – det visar omtanke om deras hälsa och välbefinnande.
Konsekvenser av att inte följa upp semesteruttag kan vara olika. Dels innebär det en del administrativt arbete vid semesterårsskiftet. Att bygga upp en hög semesterskuld är inte bra för bolagets resultat. Dels räknas semesterskulden om vid lönerevisioner, dels kan bolaget riskera böter och straffavgifter om man inte följer semesterlagen och gällande kollektivavtal.
Men inte minst kan det leda till utarbetad personal, ökad sjukfrånvaro och försämrad arbetsmiljö.
Vad säger semesterlagen?
Enligt semesterlagen har en anställd rätt till 25 dagars ledighet. Den anställde ska ha möjlighet att ta ut dessa under fyra sammanhängande veckor under perioden 1 juni-31 augusti. Semesterplaneringen bör ske i samråd med era medarbetare men skulle ni inte komma överens är det alltid arbetsgivaren som har beslutsrätt.
Läs mer om semesterlagen och vad du bör känna till.
Arbetsgivaren är skyldig att se till att medarbetare tar ut minst 20 semesterdagar per semesterår. Om medarbetaren fortfarande har semesterdagar kvar efter att ha tagit ut sina 20 dagar, har denne rätt att spara de kvarvarande dagarna till efterföljande år. Enligt lag får semesterdagar sparas i upp till fem år. Om vissa kriterier uppfylls kan de sparas i ytterligare ett år.
Det finns dock en begränsning i regeln om sparade semesterdagar; det är inte tillåtet för en medarbetare att spara semesterdagar under ett år där denne tar ut sparade semesterdagar. Det innebär att medarbetaren behöver ta ut alla årets betalda semesterdagar innan de sparade dagarna kan börja användas. Kom ihåg att kravet att ta ut minst 20 dagar enbart gäller betalda dagar, ej obetalda eller förskottssemesterdagar.
Kan man betala ut ej uttagna semesterdagar?
En inte helt ovanlig frågeställning som arbetsgivare stöter på är frågan om de kan betala ut ej uttagna semesterdagar i pengar. Det finns ofta någon eller några medarbetare som inte vill eller tycker sig kunna ta ut sina 20 semesterdagar under året. Här är dock lagen väldigt tydlig: semester är till för vila och återhämtning och kan inte ersättas med pengar. Denna regel får inte frångås även om medarbetaren vill ha ut pengar istället för ledighet.
Det finns dock några undantag då semesterdagar kan tas ut i pengar:
- Om en medarbetare varit sjuk under hela året och inte kunnat lägga ut sin semester
- Om en medarbetare avslutar sin anställning och har semesterdagar innestående eller sparat
- Vid en tidsbegränsad anställning som pågår mindre än 3 månader.
Även sparade semesterdagar är avsedda att tas ut i ledighet. Syfte med detta regelverk är att säkra att semester nyttjas för återhämtning och inte är en form av sparande av pengar samt att arbetsgivaren inte ska kunna köpa sig bort från ansvaret för att lägga ut semesterledighet.
Avtalsvillkor, kollektivavtal och rutiner
Även om semesterlagen ligger till grund för hur semestern ska regleras så kan du som arbetsgivare i vissa avseenden avtala om andra villkor till enskilda medarbetare eller vara ansluten till ett kollektivavtal som har andra överenskommelser. Kom ihåg att det alltid handlar om att ge bättre villkor än lagen – det går inte att försämra det som lagen säger.
Våra rekommendationer
Se till att ha rutiner som stödjer de regelverk ni följer och ha även en rutin för att kontrollera semestersaldon efter huvudsemestern så att en plan för uttag kan göras tillsammans med en medarbetare som har kvarstående semesterdagar. Jobba proaktivt under hösten för att undvika situationer där för många ej uttagna dagar finns kvar vid semesterårets slut. Lyft dessa rutiner för bolagets hållbarhetsarbete!
Azets kan hjälpa till med era rutiner för semester, beräkningar, semestersaldon och finns tillgängliga om det skulle dyka upp andra frågor gällande semesterregler.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Vill du ha nyheter som denna direkt i din inkorg? Prenumerera på Azets månatliga nyhetsbrev här.
