Därför var outsourcing ett enkelt val för Ellevio

- Som bolag har vi en ganska stark outsourcingstrategi och att jobba med delad funktion för ekonomitjänster, lönetjänster och HR administration, så kallad “shared service” är ett arbetssätt som vi är vana vid sedan tidigare inom Fortumkoncernen, säger Anna-Karin Käck, ekonomichef på Ellevio.

Det kan vara väldigt känsligt att bygga upp och upprätthålla en helt egen ekonomifunktion med alla processer och kompetenser eftersom det lätt uppstår stora personberoenden, så för oss var det ett enkelt val att outsourca.

- De främsta fördelarna med outsourcing är det faktum att man kan lägga mer av sin tid på det som är viktigt för det specifika bolaget, istället för att utveckla processer och rutiner som är generiska för de flesta företag. Vår organisation ska vara duktiga på att driva elnätsverksamhet. Vi ska inte vara duktiga på att exempelvis scanna fakturor, hantera reskontra eller beräkna löner, det finns det andra som är experter på. Därför har vi tagit hjälp av Azets.

Vad var viktigt när ni valde leverantör? 

- Vi ville köpa standardiserade system och tjänster som var enligt “best practice”. Vi var ute efter en kostnadseffektiv lösning och tittade på helheten. Det var viktigt för oss att kunna jacka in i någon annans processer och inte behöva uppfinna hjulet själva. Azets matchade den kravställning vi hade ställt upp i vår upphandling och baserat på våra utvärderingskriterier så var Azets helt enkelt det bästa alternativet. De kunde erbjuda en bra balans mellan uppfyllnad av krav på systemfunktionalitet och leveransförmåga i förhållande till pris. 

Vad hjälper Azets er med?

- Det är ett ganska stort och brett scope på leveranser. Inom ekonomi får vi hjälp med allt från scanning, leverantörsreskontra, anläggningsregister, betalningar, en del diversefakturering, löpande redovisning samt upprättande av moms- och arbetsgivardeklarationer.

Vi köper också systemtjänster i form av ett analys-/rapportverktyg, systemstöd för budgetering och prognostisering samt inköpsorderhantering. Inom lön och HR får vi hjälp med lönehantering och reseräkningar, vi har dessutom implementerat ett HR- system. 

Upplever ni att ni gör några tidsbesparingar?

- Ja, och det är ju också en del av syftet. Både när det gäller att det ska finnas backup-personer som är svårt för oss att ha, och sen också det här med att vi har valt en leverantör för allt. Säg att vi hade upphandlat ett budgeteringsverktyg av en part och ett analysverktyg av en annan part så hade vi ju suttit med massa olika leverantörer som ska kommunicera med varandra och vi hamnar i en sits där vi sitter emellan och måste lägga tid på att tolka.

Därför var en del av vår strategi att försöka paketera ihop så mycket som möjligt för att bara ha en motpart att kommunicera med. Lyckligtvis blev det så att vi fick samma leverantör inom både ekonomi och lön, där Azets internt kan prata med varandra och vi slipper agera mellanhand.

Hur är det att jobba i kundportalen Azets Cozone? 

Vi använder en hel del applikationer i Azets Cozone och alla dessa kommer vi åt med en och samma inloggning. Det är en stor fördel att ha allt samlat under ett och samma tak, framför allt när man ska introducera nya användare till våra system.

Vad är du extra nöjd med? 

Man vill ju såklart bemötas av en proaktiv organisation som är lösningsorienterad. Jag tycker att vi har ett gott samarbete där Azets alltid jobbar för att hitta lösningar som fungerar för båda parter. Det tycker jag är positivt.

Som kund ställer vi en del krav som är specifika för oss. Azets bemöter detta på ett bra sätt och vi tycker att det är roligt alla vill väl och har en positiv och lösningsorienterad inställning där man gemensamt försöker hitta sätt att jobba framåt. Det tycker vi har fungerat väl, både i hur vi har drivit implementeringsprojektet och vidare i drift.

Att Azets och Ellevio dessutom är jämnstora företag tror jag underlättar för oss eftersom vi kan mötas på en jämlik nivå och har båda relativt sett korta beslutsvägar. Det tycker jag har varit en bra match.