Hur fungerar det att lägga ut ekonomi- och lönearbetet? - Allt du behöver veta.

Det finns många vinster! Till att börja med kan ni räkna med garanterad leverans och tillgång till mer resurser och expertkompetens som tillsammans minskar sårbarheten. Arbetssättet och processerna blir effektivare, eftersom de baseras på många års erfarenheter, verksamheter och bästa praxis. Ni behöver inte investera tid och pengar på rekrytering eller inköp och drift av it-system. Förutom lägre kostnader blir resultatet en flexibel och skalbar ekonomifunktion med ökad kontroll och riskminimering.

Genom att välja outsourcing finns mer tid och kraft över till att fokusera på det strategiska arbetet och kärnverksamheten. Något som många av dagens ekonomi- och personalchefer alltför sällan hinner med.

En outsourcingleverantör som levererar lön- och ekonomitjänster till flera kunder bygger upp skalfördelar och erhåller stor kunskap om de inblandade processerna. Eftersom samma lösningar och tjänster servar flera företag kan en outsourcingleverantör göra större investeringar i till exempel it och processer samt underhålla en större organisation med specialister på olika områden och offshore-organisationer. Genom dessa lärdomar och erfarenheter bygger leve rantören en fördjupad kunskap om hur man bäst bedriver en ekonomi- och lönefunktion. Det kan gälla hur man organiserar den, hur man leder funktionen, rekrytering av personal, vilka it-sys tem som bäst lämpar sig, hur man genomför förändringar, hur man tar tillvara på erfarenheter och hur man bäst följer upp verksamheten.

För att kunna besvara denna fråga är det viktigt att ha en korrekt bild av vad en anställd kostar och vad det är för leverans som förväntas. Sannolikt är kostnader för lön, sociala avgifter, semester och pension ungefär samma för en konsult hos leverantören som en anställd hos kunden. I olika undersökningar sägs det ofta att en heltidsanställd använder ungefär 60 procent av arbetstiden på sin kärnuppgift, resten försvinner på annat arbete, kompetensutveckling, frånvaro etc. När ni lägger ut arbetet till en extern leverantör betalar ni bara för tjänsten eller funktionen som ska utföras.

Det är också lätt att glömma de övriga kostnader som kommer med att ha anställd personal såsom personalledning, personalvård, försäkringar, diverse systemkostnader, rekryteringskostnader, kostnader för extraresurser i samband med frånvaro, kostnader i samband med fel på grund av bristande processer eller kompe tens, kontorshyra och utrustning. För att göra en korrekt jämförelse behöver ni beräkna dessa kostnader för en intern avdelning innan ni jämför med en outsourcad lösning. I de flesta fall visar sådana jämföre ser att en outsourcad ekonomi- och lönefunktion är ett kostnads effektivt val.